Top témy

Efektívny manažment pracovníkov v teréne vďaka automatizovanému PosAm riešeniu

PosAm riešenie pre riadenie pracovníkov v teréne (EWO) zmenilo už v roku 2012 zložitý „papierový“ proces vybavovania pracovných príkazov pre vtedajšie VSE na automatizovaný a elektronický postup. Systém zabezpečil prideľovanie správnych pracovníkov, s vhodnými nástrojmi a znalosťami na adekvátnu prácu v správnom čase tak, aby podávali optimálny výkon. Nová generácia tohto systému priniesla v roku 2018 úplný technologický upgrade a novú funkčnosť. Spokojnosť s projektom a dlhoročnou spoluprácou vyjadril zákazník ocenením “Spoľahlivý dodávateľ v oblasti inovácií”.

Východisková situácia

V minulosti 70 pracovníkov odboru servisu merania, riešilo ročne viac ako 100 tisíc požiadaviek a pracovných príkazov v rámci východného Slovenska. Celý proces spracovania pracovného príkazu prebiehal v papierovej forme. Tento postup bol zložitý na plánovanie, realizáciu aj kontrolu, ale aj personálne zdroje. Plánovač musel požiadavky na prácu vytlačiť a rozdeliť medzi terénnych pracovníkov. Tí museli v teréne ručne zaznamenávať všetky výstupy do výkazov a ich obsah následne prenášali do informačného systému. Tento proces bol nielen prácny, ale aj neefektívny. Vykazoval chybovosť, nezabezpečoval dôkladnú evidenciu materiálu a neumožnil optimálne využitie pracovných kapacít.

Ciele a požiadavky

Predstavu o cieľovom stave zhrnul zákazník do jednej vety: “Zabezpečiť prideľovanie práce správnym pracovníkom, s vhodnými znalosťami na pridelenú prácu a v správnom čase tak, aby podávali optimálny výkon.“ Očakávania smerovali hlavne k optimalizácii riadenia procesu, zlepšeniu kontroly a uľahčeniu práce zamestnancom v teréne. Zmeny mali zabezpečiť nižšie náklady, vyššie výkony a kvalitnejšiu obsluhu zákazníkov.

Riešenie

Po dôkladnej analýze možností na trhu sa zákazník rozhodol pre riešenie PosAm Servio. To vyhovovalo z pohľadu funkčnosti, schopnosti prispôsobiť sa špecifickým požiadavkám, ale aj mimoriadne konkurenčnou cenou. Servio je systém vyvinutý pre riadenie úloh a ľudí, s automatickým sledovaním definovaných kvantitatívnych a  kvalitatívnych parametrov.

V prvej generácií bola najnáročnejšou časťou projektu integrácia do existujúceho firemného IT prostredia, s viac ako poltuctom systémov prevažne na platforme SAP. Patrili sem SAP IS-U, systém pre komunikáciu s mobilnými zariadeniami pracovníkov v teréne, GPS systém, dochádzkový  systém a nakoniec ERP a tlačový systém.

Vo výsledku sa jednalo o revolučnú zmenu v riadení pracovníkov v teréne. Pracovné príkazy boli od nasadenia systému  vytvárané v elektronickej podobe a cez GSM sieť doručené priamo na mobilné zariadenie pracovníka v teréne. Pri rozhodovaní, komu sa pracovný príkaz pridelí, sa brali do úvahy údaje o dostupnosti pracovníkov z dochádzkového systému, ich pracovné zaradenie a kompetencie z HR systému a tiež rozvrh úloh a plán ciest po regióne. Bola zabezpečená automatická identifikácia meradla, automatický odpočet ich registrov, digitálne zosnímanie podpisov zákazníkov a fotodokumentácia z odberných miest.

Používanie systému v praxi prinieslo nové skúsenosti a požiadavky. Rovnako napredovali aj technológie. Posun v biznis potrebách aj zásadné technologické zmeny viedli k zásadnej inovácií celého riešenia. Funkčné možnosti boli rozšírené o externé odpočty, samoodpočty, poruchy, pohotovosti, zlepšenie funkčnosti pre odpočty, montáže a demontáž. Zlepšil sa dizajn, zjednodušilo a sprehľadnilo ovládanie, zvýšila sa personalizácia. Z pohľadu používateľa sa mohlo jednať o vyšperkovanie systému. V skutočnosti sa jednalo o generačnú obmenu. Tá zahŕňala úplný technologický upgrade centrálneho klienta aj aplikácie pre ľudí v teréne.

Výsledky a prínosy

Nasadenie PosAm riešenia Servio prinieslo presvedčivé pozitívne efekty. Zrýchlil sa proces plánovania, zjednodušila a uľahčila sa práca zamestnancov, spresnila ich alokovanie na pracovné úlohy, umožnila ich efektívne využitie v teréne, skrátila dobu riešenia požiadaviek zákazníkov, spresnila plánovanie a poskytovanie služieb, zlepšila evidenciu použitých meradiel a výrazne zlepšila kvalitu informácií pre efektívne manažovanie celej činnosti. Elektronické pracovné príkazy tak prispeli k zvýšeniu efektivity a úspore nákladov, čo znamenalo bezproblémovú a rýchlu návratnosť vložených investícií.

Nová generácia v roku 2018 zlepšila kvantitatívne aj kvalitatívne ukazovatele. Technologický upgrade umožnil hladký prechod medzi platformami z Windows na Android, čo poskytlo priestor pre ďaleko väčší výber mobilných zariadení. Zároveň sa zvýšil výkon a miera konfigurovateľnosti. Zrýchlili sa niektoré procesy, zvýšila sa efektivita a výkon. Lepší dizajn užívateľských rozhraní zvýšil komfort práce.

Kvalita práce, dodržiavanie termínov a nákladov, spokojnosť s projektom a dlhoročnou spoluprácou vyjadril zákazník v roku 2019 ocenením “Spoľahlivý dodávateľ v oblasti inovácií za rok 2018”.

Automatizácia celého procesu priniesla:

  • Skrátenie procesu plánovania na tretinu pôvodného času
  • Zvýšenie produktivity o viac ako 15%
  • Zníženie administratívy na menej ako polovicu
  • 95% zníženie nákladov na papierovú dokumentáciu
  • Minimalizovanie chybovosti vplyvom ľudského faktora
  • Zvýšenie prehľadu o práci ľudí v teréne
  • Objektívne hodnotenie efektívnosti pracovníka aj pracoviska

Hlas zákazníka

Martin Kolesár, expert na inovácie a nové technológie VSD:

„Tento projekt bol skvelým príkladom toho, ako môže spolupracovať dodávateľ so zadávateľom aj nad rámec očakávaného rozsahu a tak priniesť do života produkt, ktorý je jedným z dôležitých systémov v našej spoločnosti.“ 

„Pri tejto spolupráci by som chcel vyzdvihnúť tímového ducha a zanietenosť celého projektového tímu, čo prispelo k úspešnému implementovaniu EWO2 do praxe. Zvlášť by som chcel oceniť transparentnosť a dodávanie služieb v dohodnutých objemoch a termínoch.“

 

Zdieľajte

späť hore