Top témy

Bez vyriešenej elektronickej archivácie nie je možné hovoriť o skutočnom „paperless“

Problematika elektronickej archivácie dokumentov sa stáva stále akútnejšou pre pokračujúcu digitalizácia všetkých aspektov života. Digitalizujú sa papierové dokumenty. Digitalizuje sa výroba a služby. Elektronizuje sa štátna správa a samospráva. Do života vstupuje používanie digitálnej identity a elektronického podpisu. S týmto procesom súvisí obrovský nárast dát a potreba ich dôveryhodného archivovania.

Vznikajú dokumenty rôzneho pôvodu (dokumenty, maily, účtovníctvo, atď.) a rôzneho formátu (textové, grafické, audio, video, špeciálne, elektronicky podpísané, atď.). Legislatívne požiadavky na ich archiváciu presahujú v mnohých prípadoch desiatky rokov. Napr. mzdové listy 20 rokov od vystavenia, osobné spisy 20 rokov od ukončenia pracovného pomeru, lekárske správy 20 rokov od posledného poskytnutia služby, daňové doklady 10 rokov od vystavenia, zmluvy 10 a viac rokov od ukončenia zmluvy, atď. Celková doba archivácie tak môže presiahnuť aj 100 rokov!

Konferenciu na tému elektronického archivovania, eArchiving, organizoval začiatkom mája PosAm. Priniesla odpovede na celý rad legislatívnych, technických aj procesných súvisiacich s budovaním a prevádzkou dôveryhodného elektronického archívu: Ako sa vysporiadať po tak dlhú dobu a pri tak rozdielnych vstupoch so všetkými požiadavkami na dôveryhodný elektronický dokument? Ako zabezpečiť jeho právnu relevanciu, digitálnu dôveryhodnosť, dátovú integritu a dlhodobú dostupnosť? Ako nahradiť papierový originál dôveryhodným elektronickým dokumentom? Ako ho udržať dôveryhodným po celú dobu? Ako overiť jeho dôveryhodnosť?

V dnešnej dobe sa paperless procesy zameriavajú na elektronické dokumenty pre optimalizáciu interných procesov a zdieľanie informácií. Právne záväzky, zmluvy a predmety dlhodobej archivácie sú ešte stále doménou listinných dokumentov. V budúcnosti však budú listinné dokumenty pravdepodobne predmetom už iba historickej, či umeleckej hodnoty. Táto doba nie je tak vzdialená ako by sa mohlo zdať. Stať sa jej súčasťou a pripraviť sa na ňu je možné aj vďaka riešeniam od PosAm.

PosAm disponuje riešeniami, ktoré riešia viaceré aspekty súvisiace s tvorbou, používaním a archiváciu elektronických dokumentov.

PosAm bSign (www.posam.sk/bSign) umožňuje podpisovanie elektronických dokumentov a overovanie identity osôb prostredníctvom digitalizovaného vlastnoručného podpisu s biometrickými vlastnosťami.

PosAm dScan (www.posam.sk/dScan) zabezpečuje overovanie totožnosti osôb, automatizované čítanie, spracovanie a čistenie údajov z dokladov, spolu s overovaním ich platnosti a pravosti.

PosAm je slovenským lídrom v implementácií storage riešení od poprednej svetovej spoločnosti Hitachi Data Systems, v ktorá má v portfóliu aj unikátne a špecializované archivačné riešenie Hitachi Content Platform. (www.posam.sk/storage). V partnerskej spolupráci so spoločnosťou Sefira prináša na trh riešenia dôveryhodnej dlhodobej archivácie pre elektronicky podpísané dokumenty.

Zdieľajte

späť hore