Spokojný zákazník, ako hlavná konkurenčná výhoda biznisu, má mnoho podôb. Každý manažér bude určite súhlasiť, že v podnikaní so silným konkurenčným tlakom, akými sú bankový a telekomunikačný trh, konkurenčná výhoda vzniká aj z takých rozdielov ako je rýchlosť vybavenia objednávky.

Detaily často prinášajú nový biznis. Manažéri hľadajú spôsoby, ako by mohla organizácia zrýchliť proces a zlepšiť komunikáciu so zákazníkom. Tiež ich zaujímajú celkové náklady na proces. Aj taký dôverne známy úkon, akým je vlastnoručný podpis perom na papieri spomaľuje zákaznícky orientované procesy a zvyšuje náklady. Možnosti inovácie sa dajú nájsť aj v tejto, na prvý pohľad ťažko optimalizovateľnej komunikácii so zákazníkom. Podpis s použitím tabletu – zariadenia pripojeného ku koncovej pracovnej stanici - je pritom rovnako jednoduchý ako papierový, zákazníka neobmedzuje a spoločnosti prináša mnoho výhod. Preto nie je dôvod, aby ho organizácia nevyužila.

Manipulácia s papierovými dokumentami v organizácii je náročná. Keďže papierovú agendu musia spracovávať ľudia, je ťažké zabezpečiť, aby bol proces rýchly a spoľahlivý pre každého zákazníka. Ani opakované školenia personálu nezabezpečia systematickosť a udržateľnú kvalitu. Práca s papierovými formulármi je veľmi chybová pretože zákazníkom vyplnené a podpísané formuláre je potrebné natypovať do systému manuálne. Omyly a nejasnosti vložených údajov je potrebné následne overovať, čím sa proces spomaľuje a stáva sa neefektívny. Potreba zachytiť podpis zákazníka ako prejav súhlasu so zmluvnými podmienkami alebo parametrami služby je dôvod, prečo tento stav „papierového spracovania“ v mnohých organizáciách pretrváva. Podnikové IT systémy nie sú na zachytenie podpisu pripravené a proces, ktorý by mohol byť v plnom rozsahu elektronický, sa v kontakte so zákazníkom preruší a vznikne papierová verzia dokumentu so všetkými negatívami - vysoké náklady na manipuláciu, faxovanie, tlač, skenovanie, archiváciu alebo skartovanie, prípadne poštové služby. Tu existuje určitá schizofrénia dokumentového kolobehu, pretože elektronický dokument sa mení (len kvôli podpisu) na papierový a následne skenovaním naspäť na grafický imidž. Spôsob, ako túto schizofréniu odstrániť, je technológia digitalizácie vlastnoručného biometrického podpisu pomocou tabletu. Organizácie, ktoré technológiu nasadia, zistia, že dokážu výrazne ušetriť na nákladoch na pracovnú silu ale i na nákladoch spojených so samotnou existenciou papierového média.

Čo je PosAm e-Sign a ako organizácii pomáha šetriť náklady?

Technológia digitalizácie vlastnoručného podpisu pomocou tabletu je unikátnou patentovanou technológiou firmy SIGNificant Solutions, ktorej partnerom na Slovensku je firma PosAm. So znalosťami potrebnými na implementáciu technológie dokáže firma PosAm zabezpečiť plné využitie výhod technológie, vrátane redukcie nákladov, ktoré toto unikátne riešenie prináša pre rôzne typy biznisov. Koncový používateľ pritom používa tablet rovnakým spôsobom ako papier a pero pri „klasickom“ podpisovaní dokumentov. Tablet pripojený ku koncovej stanici dokáže okrem vizuálnej reprezentácie podpisu zachytiť aj tzv. biometrické parametre, pomocou ktorých je možné neskôr urobiť spoľahlivú identifikáciu osoby napr. pri autentifikovaní používateľov pri vstupe do informačných systémov. Biometrické parametre ako je prítlak perom na tablet, rytmus písania, sklon a pohyby pera vo vzduchu sú totiž pre danú osobu unikátne podobne ako odtlačok prsta. Označenie elektronického obsahu biometrickou identitou podpisujúceho umožňuje eliminovať podvody, ktoré v prípade papierového procesu môžu vzniknúť relatívne ľahko. Po integrácii PosAm e-Sign do informačného systému organizácie technológia rozšíri jeho funkčné možnosti. V jednoduchšej konfigurácii je riešenie možné použiť aj ako „skener podpisov“. Ak sa PosAm e-Sign integruje do zákazníckeho systému, potom formulár, ktorý by inak kvôli podpisu bolo potrebné vytlačiť a následne naskenovať, zostáva v elektronickej forme a prevezme zdigitalizovaný vlastnoručný podpis zákazníka načítaný cez tablet. Vzniknutý PDF dokument, napríklad zmluva alebo požiadavka na zmenu služby potom bude obsahovať „obrázok“ podpisu, pričom dokument zostáva v elektronickej forme. Takéto riešenie je vhodné pre prvý kontakt s klientom (tzv. „Point of Sale“), ktorého typické využitie je v bankovníctve v procesoch schvaľovania úverov a otvárania bankových účtov alebo v procesoch telekomunikačných operátorov pri podpisovaní zmlúv o službách. Manažéri zodpovední za efektivitu týchto procesov vlastnoručný biometrický podpis pomocou tabletu ocenia z dôvodu šetrenia vlastných nákladov na ľudské zdroje potrebné na overovanie a typovanie papierových formulárov do systému a pre celkové zníženiu nákladov na tlač a manipuláciu s papierovými dokumentami.

Hlavnou pridanou hodnotou je jednoduchosť technológie, ktorú zvládne ktokoľvek, pretože nevyžaduje žiadne špeciálne používateľské znalosti. To zvyšuje akceptovateľnosť technológie a odstraňuje bariéry jej použitia. Dôveryhodnosť technológie zvyšuje aj to, že podpis sa okamžite objaví v elektronickom dokumente. Manažéri ocenia zrýchlenie podnikových procesov, pretože kolobeh dokumentov už nie je prerušovaný následným skenovaním papierových dokumentov. Konfigurovateľnosť grafickej „pečiatky“ pozostávajúcej z firemného loga, mena podpisujúceho a časovej značky kompletizujúcej dokument, zvyšuje dôveru klientov. Verifikácia podpisujúceho na základe nezameniteľných osobných biometrických znakov umožňuje v prípade potreby jednoznačnú identifikáciu osoby. Dokument vrátane uloženého podpisu môže následne zobraziť ktokoľvek pomocou Adobe®Reader prehliadača, prípadne cez webovú stránku s nainštalovaným pluginom. Riešenie dokáže pracovať s akýmkoľvek dokumentom pripraveným na tlač, či už je to MS Word, MS Excel, PDF alebo dokument elektronickej pošty. Jednoduchá integrácia do existujúcich DMS, ERP, CRM alebo iných systémov použitím pripraveného API rozhrania umožňuje rýchlu úpravu schvaľovacích procesov pre organizácie rôznych veľkostí. Popri týchto výhodách, ktoré robia technológiu jednoduchou na zapracovanie a použitie, spočíva hlavný prínos v efektívnom odstránení papiera z kancelárie, prejavujúcom sa v redukcii nákladov na tlač, faxovanie, archivovanie alebo iné použitie papiera. Slogan „šetrime naše lesy“ prestáva byť iba akademickým prehlásením, ale reálne sa do niekoľkých mesiacov prejaví v návratnosti investície a organizácia môže prehlásiť, že aplikuje princípy „green IT“ do praxe. Technológia podpisovania je v súlade s legislatívou EU.

Odstránenie papierovej dokumentácie vlastnoručne podpisovanej klientmi je cieľom mnohých organizácií, pretože úspora nákladov v týchto procesoch je skutočne vysoká. Moderná technológia digitalizácie vlastnoručného podpisu to už dnes umožňuje.