Cieľom každej organizácie je zefektívnenie realizovaných procesov za účelom zvýšenia ziskov a zníženia nákladov s nimi spojených. Väčšina procesov realizovaných v organizáciách je spojená so životným cyklom dokumentov vzťahujúcich sa k danému procesu.

V organizácii takto vzniká a následne je spravovaných obrovské množstvo dokumentov. Jedná sa o dokumenty rôznych typov ako napríklad obchodné dokumenty (zmluvy, objednávky, faktúry, ponuky, marketingové materiály), dokumentácia riadenia (príkazy, smernice, metodické návody, oznámenia), projektová dokumentácia (zápisy z porád, preberacie protokoly, akceptačné protokoly a pod.), došlá a odchádzajúca korešpondencia (listy, faxy, …) a pod. Dôsledná realizácia týchto procesov je nevyhnutná – vyžadovaná legislatívou alebo normami, ktorých plnenie je v organizáciách jednotlivých segmentov striktne vyžadované a pravidelne kontrolované audítormi. S realizáciou uvedených procesov sú však spojené časté problémy ako je zdĺhavý výkon procesu, časté a časovo náročné zaťažovanie veľkého počtu zamestnancov, nedodržiavanie časových limitov určených na realizáciu procesu (napríklad neschválenie a tým nesplatenie faktúry v dohodnutom termíne, a pod.), strata dokumentov v rámci životného cyklu, neefektívna publikácia dokumentov čitateľom, problémové odlíšenie aktuálnej a neaktuálnej verzie dokumentu, nákladná archivácia dokumentov, dlhý čas a nízka úspešnosť dohľadania relevantnej požadovanej informácie nachádzajúcej sa v dokumentoch a podobne.

Všetky tu uvedené problémy spôsobujú zvýšenie nákladov na realizáciu týchto procesov a prinášajú so sebou ďalšie riziká akými sú strata obchodnej príležitosti, existujúceho zákazníka alebo obchodných partnerov vo všeobecnosti, či získaných certifikátov a licencií čo predstavuje ohrozenie konkurencieschopnosti organizácie ako takej. Z uvedených dôvodov riešeniu zefektívnenia týchto procesov musia organizácie venovať vysokú pozornosť.

Už od roku 1995 pracujeme na vývoji a implementácii riešení pre zefektívnenie procesov spojených s tokom dokumentov v organizácii. Praktické skúsenosti z množstva reálnych projektov potvrdzujú, že riešenia spoločnosti PosAm nie len, že znižujú riziko vzniku vyššie uvedených problémov, ale výrazne napomáhajú organizáciám zefektívniť podporované dokumentovo orientované procesy organizácie a tým aj jej fungovanie a konkurencieschopnosť.

PosAm má vo svojom produktovom portfóliu širokú sadu navzájom integrovateľných riešení na podporu rôznych business procesov spojených s komplexným životným cyklom dokumentov v organizácii. V rámci životného cyklu dokumentov sú zabezpečované podprocesy vytvorenia, pripomienkovania, schvaľovania, publikovania, zmenového konania a archivácie dokumentov presne v súlade s pravidlami zadefinovanými na základe požiadaviek organizácie. Príkladmi takto podporovaných procesov sú procesy spojené s riadením ľudských zdrojov, objednávok, zmlúv, faktúr, dokumentácie riadenia, pracovnej a prevádzkovej dokumentácie, projektovej dokumentácie, správ z auditov, ľubovoľného druhu došlej alebo odosielanej korešpondencie a podobne.