Spokojný zákazník, ako hlavná konkurenčná výhoda biznisu, má mnoho podôb. Každý manažér bude určite súhlasiť, že v podnikaní so silným konkurenčným tlakom, akými sú bankový a telekomunikačný trh, konkurenčná výhoda vzniká aj z takých rozdielov ako je rýchlosť vybavenia objednávky.

Detaily často prinášajú nový biznis. Manažéri hľadajú spôsoby, ako by mohla organizácia zrýchliť proces a zlepšiť komunikáciu so zákazníkom. Tiež ich zaujímajú celkové náklady na proces. Aj taký dôverne známy úkon, akým je vlastnoručný podpis perom na papieri spomaľuje zákaznícky orientované procesy a zvyšuje náklady. Možnosti inovácie sa dajú nájsť aj v tejto, na prvý pohľad ťažko optimalizovateľnej komunikácii so zákazníkom. Podpis na tablet, zariadenie pripojené ku koncovej pracovnej stanici, je pritom rovnako jednoduchý ako na papier, zákazníka neobmedzuje a spoločnosti prináša mnoho výhod. Preto nie je dôvod, aby ho organizácia nevyužila.

Manipulácia s papierovými dokumentmi v organizácii je náročná. Keďže papierovú agendu musia spracovávať ľudia, je ťažké zabezpečiť, aby bol proces rýchly a spoľahlivý pre každého zákazníka. Ani opakované školenia personálu nezabezpečia systematickosť a udržateľnú kvalitu. Práca s papierovými formulármi je veľmi chybová pretože zákazníkom vyplnené a podpísané formuláre je potrebné natypovať do systému manuálne. Omyly a nejasnosti vložených údajov je potrebné následne overovať, čím sa proces spomaľuje a stáva sa neefektívny. Potreba zachytiť podpis zákazníka ako prejav súhlasu so zmluvnými podmienkami alebo parametrami služby je dôvod, prečo tento stav „papierového spracovania" v mnohých organizáciách pretrváva. Podnikové IT systémy nie sú na zachytenie podpisu pripravené a proces, ktorý by mohol byť v plnom rozsahu elektronický, sa v kontakte so zákazníkom preruší a vznikne papierová verzia dokumentu so všetkými negatívami - vysoké náklady na manipuláciu, faxovanie, tlač, skenovanie, archiváciu alebo skartovanie, prípadne poštové služby. Tu existuje určitá schizofrénia dokumentového kolobehu, pretože elektronický dokument sa mení iba kvôli podpisu na papierový a následne skenovaním naspäť na elektronický (grafický obraz). Spôsob, ako túto schizofréniu odstrániť, je technológia digitalizácie vlastnoručného biometrického podpisu pomocou tabletu. Organizácie, ktoré technológiu nasadia, zistia, že dokážu výrazne ušetriť na nákladoch na pracovnú silu ale i na nákladoch spojených so samotnou existenciou papierového média.

Čo je PosAm bSign a ako organizácii pomáha šetriť náklady?
Technológia overovania identity osôb a podpisovania dokumentov prostredníctvom digitalizovaného vlastnoručného podpisu pomocou podpisového tabletu a biometrického servera je unikátnou patentovanou technológiou firmy xyzmo SIGNificant, ktorej partnerom na Slovensku je firma PosAm. So znalosťami potrebnými na implementáciu technológie dokáže firma PosAm zabezpečiť plné využitie výhod, vrátane redukcie nákladov, ktoré toto unikátne riešenie prináša pre rôzne typy biznisov. Koncový používateľ pri digitalizovanom podpise používa podpisový tablet rovnakým spôsobom ako papier a atramentové pero pri „klasickom" podpisovaní dokumentov. Podpisový tablet pripojený ku koncovej stanici dokáže okrem vizuálnej reprezentácie podpisu zachytiť aj biometrické parametre, pomocou ktorých je možné vykonať spoľahlivú autentifikáciu osôb, napríklad pri overovaní identity používateľov pri vstupe do informačných systémov. Biometrické parametre ako prítlak perom na tablet, rýchlosť a rytmus písania, sklon a pohyby pera vo vzduchu, sú totiž pre danú osobu unikátne, podobne ako odtlačok prsta. Označenie elektronického obsahu biometrickou identitou podpisujúceho umožňuje eliminovať omyly a podvody, ktoré vznikajú relatívne ľahko v papierovom procese.

Integráciou PosAm bSign do informačného systému organizácie je riešenie možné využiť ako bezpečný nástroj pre overovanie identity osôb a nástroj na podpisovanie dokumentov digitalizovaným podpisom. Ak sa PosAm bSign integruje do zákazníckeho systému, formulár, ktorý by inak kvôli podpisu bolo potrebné vytlačiť a následne naskenovať, zostáva v elektronickej forme a prevezme zdigitalizovaný vlastnoručný podpis zákazníka načítaný cez tablet. Vzniknutý elektronický dokument, napríklad zmluva alebo požiadavka na zmenu služby, bude obsahovať vizuálny „obraz" podpisu a zašifrované biometrické prvky, tvoriace jeho neoddeliteľnú súčasť. Vďaka tomu je v budúcnosti možné prostredníctvom digitalizovaného podpisu overiť identitu osoby, ktorá dokument podpisovala. Takéto riešenie je vhodné pre prvý kontakt s klientom (tzv. „Point of Sale"), napríklad v bankovníctve v procesoch schvaľovania úverov a transakčných operácií, otvárania bankových účtov, alebo v procesoch telekomunikačných operátorov pri podpisovaní zmlúv o službách, prípadne vo vnútropodnikových procesoch schvaľovania, vystavovania dokladov, kontroly vstupov. Manažéri zodpovední za efektivitu týchto procesov ocenia digitalizovaný vlastnoručný podpis z dôvodu šetrenia vlastných nákladov na ľudské zdroje potrebné na overovanie a typovanie papierových formulárov do systému a celkového zníženia nákladov na tlač a manipuláciu s papierovými dokumentmi.

Hlavnou pridanou hodnotou technológie autentifikácie osôb a podpisovania dokumentov digitalizovaným vlastnoručným podpisom je jednoduchosť, zvládne ju ktokoľvek, pretože nevyžaduje žiadne špeciálne používateľské znalosti. To zvyšuje akceptovateľnosť technológie a odstraňuje bariéry jej použitia. Dôveryhodnosť technológie zvyšuje aj to, že sa podpis okamžite objaví v elektronickom dokumente. Manažéri ocenia zrýchlenie podnikových procesov, pretože kolobeh dokumentov nie je prerušovaný následným skenovaním papierových dokumentov a prípadným skladovaním a skartovaním zbytočných kópií. Do dokumentu je možné zároveň vložiť grafickú „pečiatku" pozostávajúcu z firemného loga, mena podpisujúceho a časovej značky kompletizujúcej dokument, zvyšujúcu dôveru klientov. Verifikácia podpisujúceho na základe nezameniteľných osobných biometrických znakov umožňuje v prípade potreby skúmať pravosť jeho podpisu súdno-znaleckými metódami ako pri klasickom podpise na papier.

Dokument vrátane uloženého digitalizovaného podpisu môže ktokoľvek zobraziť pomocou štandardného prehliadača, prípadne cez webovú stránku. Riešenie dokáže pracovať s akýmkoľvek dokumentom pripraveným na tlač, či už je to MS Office (Word, Excel, PowerPoint), PDF, XML, alebo dokument elektronickej pošty. Jednoduchá integrácia do existujúcich DMS, ERP, CRM alebo iných systémov použitím pripraveného bSign rozhrania umožňuje rýchlu úpravu schvaľovacích procesov pre organizácie rôznych veľkostí. Popri týchto výhodách, ktoré robia technológiu jednoduchou na zapracovanie a použitie, riešenie výrazne redukuje náklady na papier, tlač, faxovanie, archivovanie alebo iné použitie papiera. Slogan „šetrime naše lesy" prestáva byť iba akademickým prehlásením, ale reálne sa prejaví v návratnosti investície do niekoľkých mesiacov a organizácia môže prehlásiť, že aplikuje princípy „Green IT" do praxe. Technológia podpisovania je v súlade s legislatívou EU.
Odstránenie papierovej dokumentácie vlastnoručne podpisovanej klientmi alebo vlastnými zamestnancami je cieľom mnohých organizácií, pretože úspora nákladov v týchto procesoch je skutočne vysoká. Moderná technológia digitalizácie vlastnoručného podpisu to už dnes umožňuje.